Khi muốn xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa đến một nơi khác các chủ hàng bắt buộc phải chuẩn bị một số chứng từ để thực hiện thủ tục hải quan. Phiếu EIR là một trong số đó, nó là một chứng từ đóng vai trò vô cùng quan trọng quyết định hàng hóa đó có được xuất khẩu vào hoặc nhập khẩu đi hay không. Vậy phiếu EIR là loại phiếu như thế nào? Cùng theo dõi bài viết nhé.
Contents
1. Phiếu EIR là gì? Phôi phiếu EIR là gì?
Phiếu EIR (viết tắt từ cụm Equipment Interchange Receipt), nó được hiểu là một loại phơi phiếu để ghi lại tình trạng của Container (Cont). Đây là một giấy tờ vô cùng quan trọng mà chủ hàng bắt buộc phải có nếu muốn xuất, nhập khẩu hàng hóa.
Khi chủ hàng muốn lấy Container ra khỏi depot (ICD – nơi tập kết Container) để đưa về kho riêng để đóng hàng thì cần phải có 1 tờ phiếu EIR để ghi lại tình trạng Cont khi đó, ví dụ như: Cont tốt hay xấu, nguyên vẹn hay bị thủng, rách, móp méo,… Bên cạnh đó, sẽ ghi một số thông tin khác liên quan đến số Cont, chủ hàng, số xe ô tô kéo Cont ra,…
Và khi chủ hàng đóng hàng xong và muốn trả về bãi chứa Cont để chờ xuất khẩu cũng vậy, lúc đó cũng cần một tờ phiếu EIR, để kiểm tra tình trạng Cont lúc đó, còn tốt hay không, số chì bao nhiêu. Nói chung, khi Cont được chuyển giao từ tay người này sang tay người khác sẽ cần một cái phiếu EIR để làm chứng. Nếu sau này Cont xảy ra vấn đề gì ví dụ như rách, thủng hoặc thiếu hàng thì sẽ dựa vào phiếu EIR để quy trách nhiệm, nếu sai ở bước nào thì sẽ giao cho Cont ở bước đó chịu trách nhiệm và đền bù tổn thất.
2. Phiếu EIR để làm gì?
#Chức năng của phiếu EIR
Phiếu EIR có hai chức năng lớn:
– Đầu tiên, đối với hàng hóa nhập khẩu: phiếu EIR sẽ có chức năng xác minh chủ hàng đã thanh toán. Ví dụ khi chủ hàng muốn đưa Cont vào lấy hàng mà khi đó Cont đang nằm trong bãi thì chủ hàng chỉ cần đóng tiền cho xe nâng Cont hàng lên xe Cont của chủ hàng. Số tiền này sẽ được gọi là tiền nâng hạ, trong trường hợp này phiếu EIR do cảng cung cấp cho chủ hàng.
– Thứ hai là đối với hàng hóa xuất khẩu: Cũng giống như hàng hóa nhập khẩu, nếu chủ hàng muốn cho xe Cont vào hạ bãi nhưng Cont lại đang nằm trên xe chủ hàng, thì chủ hàng chỉ cần thanh toán tiền nâng hạ cho xe Cont đó. Lúc này, xe Cont sẽ được hạ từ xe Cont của chủ hàng xuống bãi. Trong trường hợp này, phiếu EIR là giấy tờ cảng cấp cho chủ hàng để minh chứng chủ hàng đã thanh toán tiền.
3. Mẫu phiếu EIR – Những thông tin trong phiếu
Trên phiếu EIR có khá nhiều nội dung, bạn phải lưu ý khi khai thông tin để đảm bảo hàng hóa ra vào cảng đúng theo quy trình và thời gian. Nội dung bao gồm các phần chủ yếu như sau:
– Thứ nhất là phần tiêu đề, gồm có: tên, số hiệu, biểu tượng, ngày phát hành chứng từ.
– Thứ hai là nội dung phiếu EIR
+ Các thông số liên quan đến chủ hàng, gồm có: tên cơ quan, tên người nhận hàng, số CMND/CCCD, số hiệu lệnh người giao hàng, số hiệu Booking note hay lệnh cấp rỗng, cơ quan phát hành lệnh giao hàng, thời hạn hiệu lực lệnh giao hàng, ngày tháng phát hành.
+ Thông tin về Cont: số hiệu, cỡ, loại, trọng lượng, trạng thái, vị trí, tên tàu, hãng tàu, chuyến tàu, chủ khai thác, cảng dỡ, ngày xếp dỡ, số seal,…
+ Tình trạng Cont: cái này sẽ được biểu thị bằng cách đánh dấu vị trí hư hỏng trên hình vẽ, đánh dấu vào mã số ghi chú và quy ước.
+ Các thi tiết về thời gian giao nhận hàng, số hiệu xe nâng (cẩu khung), phương án giao nhân, lượng Cont phải dời dịch trong quá trình giao nhận…
– Và cuối cùng đó là chữ ký xác nhận của hai bên.
4. Cách khai phiếu trong xuất nhập khẩu
– Đối với phần tiêu đề của phiếu EIR: số hiệu sẽ được in sẵn theo thứ tự và phù hợp với số hiệu đăng ký của máy tính. Ngày tháng phát hành cũng do máy tính tự đăng ký, còn nếu trong trường hợp phải viết tay thì ghi ngày tháng năm lúc đó vào.
– Giao cho/nhận của ai thì ghi tên người đó vào kèm theo số CMND
– Lệnh giao hàng/BN sẽ ghi số hiệu đối với hàng nhập hoặc là số hiệu Booking Note đối với hàng xuất (nếu có). Trong trường hợp nhận Cont rỗng để đóng hàng hóa xuất khẩu, khách hàng thường sẽ trình lệnh cấp rỗng và lệnh này thì không cần ghi số hiệu nên lúc đó mục này có thể để trống. Đối với hàng hóa nhập khẩu sẽ có thời hạn của lệnh giao hàng nhất định, nên bắt buộc phải điền mục “giá trị đến ngày” để nhân viên có thể thường xuyên kiểm tra đã quá hạn giao hàng hay chưa. Nếu ngày giao hàng thực tế muộn hơn ngày được ghi trên phiếu EIR thì nhân viên sẽ yêu cầu chủ hàng gia hạn.
– Đại lý/cơ quan phát hành… ngày…: đại lý hoặc cơ quan phát hành lệnh giao nhận gì thì ghi vào ví dụ lệnh cấp rỗng, lệnh giao hàng,… ngày tháng năm phát hành là bao nhiêu thì điền vào.
– Đối với phần số Cont và số hiệu Cont thì phải ghi cả chữ và số
– Cỡ là 20’, 40’ hay 45’ thì ghi vào
– Kiểu thì tùy vào Cont chủ hàng sở hữu là loại gì ví dụ như: Open top (OT), Cont bồn (Tank), Cont lạnh (RF),…
– Trạng thái full (F) hay empty (E) nghĩa là có hàng hay rỗng
– Trọng lượng ghi theo đơn vị tấn mét tính cả bao bì
– Đối với Cont rỗng thì để trống mục này
+ Vị trí thực tế: nằm ở vị trí nào trên bãi
+ Tàu/chuyến: ghi tên tàu chở Cont ra khỏi cảng kèm số hiệu chuyến đi hoặc ghi tên tàu chở Cont hàng nhập đến cảng. Ví dụ: L.BHUM/006N
+ Hãng tàu
+ Chủ KT: tên chủ khai thác Cont
+ Ngày xếp dỡ
+ Cảng đến: mục này chỉ dành cho hàng xuất
5. Mẫu công văn xin cấp lại phiếu EIR
Nếu bị mất phiếu EIR thì phải làm sao? Chúng ta phải xin cấp lại theo trình tự như sau:
Trong nhiều trường hợp không may, nếu chúng ta làm mất phiếu EIR chúng ta có thể xin cấp lại phiếu lần 2, và phải thực hiện theo thủ tục sau đây:
»»»» Review Khóa Học Xuất Nhập Khẩu Tại TPHCM Tốt Nhất
– Bước 1: Trước tiên bạn hãy thông báo mất phiếu EIR và đề nghị giữ container tại cảng
Bạn phải cung cấp CMND và điền thông tin vào form công văn có sẵn tại Trực ban sản xuất cảng, không cần công ty đóng dấu, sau đó ký tên. Bước này bạn cần làm sớm nhất nhằm tránh trường hợp có người nhặt được và có ý đồ xấu lấy hàng của chúng ta rời cảng.
– Bước 2: Thực hiện công văn xin cấp lại phiếu EIR mới
Bạn cần có xác nhận của hải quan giám sát cổng là “Cont chưa qua bộ phận giám sát” hoặc ví dụ như phiếu EIR đã thanh lý cổng rồi thì xin xác nhận là “Cont chưa được lấy ra khỏi cảng”.
– Bước 3: In lại phiếu EIR
Sau khi có xác nhận của hải quan giám sát cổng, bạn đến Trực ban sản xuất cảng yêu cầu mở giữ Cont và xác nhận cho cấp lại phiếu lần 2. Mang công văn này ra Thương vụ cảng để in lại phiếu khác, tiếp đó tiến hành thanh lý cổng như bình thường.
6. Gia hạn phiếu EIR cần thủ tục gì?
Trong trường hợp chủ hàng có việc đột xuất thể nhập hàng hoặc xuất hàng đúng theo thông tin khai trên phiếu EIR thì cần liên hệ với bên cán bộ hải quan ở cảng để khai báo về tình huống của bản thân và bày tỏ yêu cầu gia hạn phiếu EIR. Bên cán bộ hải quan sẽ xem xét và thực hiện gia hạn nếu thấy thỏa đáng.
Trên đây là tất cả thông tin về phiếu EIR mà Tài liệu XNK muốn cung cấp đến bạn. Cảm ơn các bạn đã chú ý theo dõi bài viết, kính chúc các bạn nhiều sức khỏe, vui vẻ, thành công trong cuộc sống.
Xem thêm:
- L/C Là Gì? Các Mẫu L/C Trong Thanh Toán Quốc Tế
- Packaging Là Gì? Sự Khác Nhau giữa Packing Và Packaging Là Gì?
- Depot Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu? Danh Sách Depot Ở Việt Nam
- House Airway Bill (HAWB) Là Gì? Phân Biệt MAWB Và HAWB
- AFR Là Phí Gì? Hướng Dẫn Khai AFR Cho Hàng Đi Nhật
